产品介绍
会议管理系统是一个专注于提供一站式会议活动解决方案服务的产品。该系统以“凡是会议，必有准备；凡是会议，必有主题；凡是会议，必有结果；凡是散会，必有事后追踪”为核心理念，通过信息化手段固化企业重要会议的全生命周期管理流程，并与公文管理、日程管理、任务管理等功能集成实现跨地区、跨企业、跨终端的智能沟通协作。通过信息化手段实现了会前、会中、会后及会后追踪的全生命周期管理，从而打造了一个高效、专业、智能、极简的无纸化会议管理模式。
产品特点
| 序号 | 关键词 | 介绍 |
| 1 | 私有化部署 | 企业可以将系统部署在自己的服务器上，保护会议信息和数据的安全性，同时满足企业的数据隐私要求 |
| 2 | 跨部门协作 | 团队成员可以在系统中共同编辑会议议程、材料等，实现实时协作和信息共享，提高团队协同效率 |
| 3 | 会议资料分发 | 与会者可在查看到相关资料，确保与会者对会议资料进行了解，有利于会议的准备和参与 |
| 4 | 会议通知 | 自动发送会议通知和提醒，提前通知与会者会议时间、地点等重要信息，减少信息传递的时间和失误 |
| 5 | 会议签到 | 可通过二维码、人脸识别、人工三种签到方式进行签到，并记录请假事由，确保会议出席情况的准确记录 |
| 6 | 会议记录 | 记录会议内容和讨论，包括会议记录、会议笔录、语音转文字等，方便后续回顾，避免遗漏重要信息 |
| 7 | 专人专项跟进 | 指定会后跟进人员，负责会议后的跟进项跟进和执行，确保会议决议和任务得到及时跟进 |
| 8 | 会议档案和信息检索 | 建立会议档案，将会议记录、材料和相关信息整理存档，便于后续检索和查阅，提高会议信息的管理 |
| 9 | 多设备协同 | 与会者可以通过电脑、手机或平板等设备访问系统，实现跨设备的信息同步和协同工作 |
会议门牌，您的会议管理助手
会议信息展示
会议门牌与会议管理系统实时连接，可以在预定状态变化时自动更新，并通过系统通知与会者相关变更。通过会议门牌可直观了解到正在进行的会议及接下来的会议，快速了解会议内容，做好参会准备。
二维码签到
会议门牌的二维码签到功能通过智能二维码技术，为会议参与者带来便捷的签到体验。参会人员只需使用手机扫描会议门牌上的独特二维码，即可自动完成签到流程，省去等待和手动操作。
人脸识别签到
参会者无需触摸设备，只需在会议门牌前进行人脸扫描即可自动完成签到。这种签到方式不仅提高了安全性，还节省了时间和努力。人脸签到数据被准确记录并自动传输至会议管理系统，使组织者能随时掌握与会者情况。
数据保密铁壁，会议隐私无忧
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设备授权
只允许授权的移动设备访问会议系统，增强对移动设备的控制和管理，防止未经授权的设备访问。 -
数字水印
在会议资料和文档中添加水印，以防止截屏和未经授权的复制，保护资料的原始性和隐私。 -
日志与监控
实时监测系统的运行状态，及时识别和响应异常情况，保障系统的稳定性、安全性和合规性。
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保密会议数据自消
对于保密级别的会议，设定会议结束后自动清除会议资料、记录及数据，减少数据泄露风险。 -
权限控制
根据用户角色和职能，设置不同级别的权限，确保用户只能访问他们需要的信息和功能。 -
私有化部署
企业可以将系统部署在自己的服务器上，保护会议信息和数据的安全性，同时满足企业的数据隐私要求。
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功能概括
会议室专项——优化资源管理
会议室管理是指对组织内的会议室资源进行有效管理和利用的一种系统化的方法。它涉及到会议室的预订、安排、使用和维护等方面，以确保会议室资源的高效利用，提高组织的会议效率和工作效率, 解决会议室适用冲突。
- 支持移动端、PC端等多渠道预订模式
- 实时同步会议室使用状态，可查看会议室占用情况
- 会议室标配会议平板，可在门口查看到会议信息及人员签到
- 会议室资源释放，杜绝资源浪费
- 可视化预订，减少会议室占用冲突情况
会议预约专项
会议管理系统的预约模块是系统的一个重要组成部分，它提供了一个方便和高效的方式来预订会议室。可在会前进行会议室选择、时间预订、会议基础信息填写、议程添加、与会者添加、访问权限管理等设置。
- 可多个协作者进行会议材料整合及梳理，防止出现纰漏
- 解决数据断层，有效整合线上线下资源
- 一键批量导入与会者，高效精准
- 在预约模块中，管理员或会议组织者可以设置会议赋权，即确定哪些人可以参加会议以及他们的权限级别。这可以包括指定主持人、演讲者、参与者和观众等角色，并为他们提供不同的访问权限和功能。
通知与提醒
会议通知包括会议目的、人员、时间、地点、会议议程以及会议要求等。会议前期通知参会人员，会议上需要讨论的资料随通知发给参会人员，可多渠道查看资料，让参会人员做好准备，从而提高会议效率。
- 会议通知与提醒通过多种渠道进行传达，如电子邮件、短信、企业微信通知等。根据与会者的偏好和可用的通信方式，选择合适的渠道发送通知，提高信息的传达率。
- 会议通知与提醒应提供详细的会议信息，这样可以确保与会者对会议的要求和期望有清晰的了解，并能准备好相应的材料和设备。
- 如果会议时间、地点或议程发生变更，会议通知与提醒应能够及时发送变更通知，确保与会者了解最新的会议信息。这样可以避免因信息不准确而导致的混乱和误解。
议程专项
议程模块允许组织者在系统中创建和编辑会议议程，包括确定议程主题、演讲者、时间段和活动等。通过议程模块，组织者可以轻松创建和编辑议程，将不同的议题和时间段分配给相关演讲者，并为与会者提供详细的会议日程信息。
- 组织者安排会议的阶段和议题，确保每个议题都有足够的时间和安排。这有助于控制会议的时间管理和流程顺序。
- 组织者指定演讲者或活动负责人，并将他们与相应的议题和时间段关联起来。
- 组织者实时更新会议议程，并通过会议管理系统发送变更通知给与会者。
- 议程模块提供详细的会议议程信息，包括议题、演讲者、时间和地点等。与会者可以提前查看议程，了解会议的内容和安排，以便做好相关准备和参与讨论。
跟进专项
跟进落实模块允许会议组织者或参与者记录和追踪在会议期间或会议后需要执行的任务、行动或决策，跟进事项落实到个人。该模块提供一个集中管理这些任务的平台，并确保任务的落实和完成。
- 跟进落实模块可创建、分配和管理各种任务，指定任务的负责人、截止日期、优先级和相关说明，以确保任务得到及时执行。
- 通过提醒和通知功能，及时提醒任务的负责人完成任务。系统可以发送电子邮件、短信或应用程序通知，确保任务不会被遗忘或延迟。
- 提供了对任务进展的跟踪和监控。用户可查看任务的状态、完成时间和相关注释，了解任务的进度和执行情况。这有助于及时识别和解决任务执行中的问题。
- 允许将任务与会议议题、参与者或其他相关内容进行关联。
归档专项
档案管理模块提供了一个集中存储和管理会议文件和资料的平台。它允许用户上传、分类、组织和检索各种文件，如议程、演讲稿、会议记录、参会者名单、报告和图片等。
- 根据标签、文件夹或分类来组织和归档文件，可根据自己的需求创建文件夹结构，将文件分类存储。
- 用通过档案管理模块将会议文件上传到系统中，并与其他相关人员共享。
- 该模块提供了强大的搜索和检索功能，使用户能够快速找到需要的文件。用户可以使用关键字、日期范围、文件类型等进行搜索，以便快速定位和获取所需文件。
- 该模块提供安全性和权限管理功能，确保文件的机密性和保密性。用户可以设置文件的访问权限，只允许授权人员查看和编辑文件，保护敏感信息的安全。
"解放"人工
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智能化管理系统
为员工减负.
人工操作存在一定的出错概率，且费时费力低效。智能化管理贯穿了会前、会中、会后，高概率优化了人工操作，确保了数据及信息的正确性，及快速，彻底做到为员工减负，从而更高效的投入其他工作。
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不用专人对接议程重点及资料收集，现在可分配权限，多人协同管理，自行上传
资料收集在本地，占用内存，运行速度慢；资料存储在云端，不占内存，运行快速。
可进行二维码、人脸签到，正确率高且速度快
语音录入可防止重点的缺失及遗漏
会中内容敲定可在线签字，省去跑办公室催办时间
会中内容敲定可在线签字，省去跑办公室催办时间
文件按序归档，存储云端，方便调取复盘，不占内存
纪要下发多模板选择，省去人工做表时间
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闭环式管理体系
全面会控，完善优化
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- 更专注于会议的组织、计划、和管理，如：会议日程安排、参会者管理、会提通知、文档共享、会议记录等
- 用户可将会议相关的文件上传至系统，并与会议相关联
- 记录和跟踪与会者的出席情况，并生成实时报告
- 提供专门的事项跟踪功能，允许组织者在会后记录和跟踪会中提出的事项
- 相关人员收到负责人派发的会议跟进任务后，可实时提交跟进反馈及跟进进度记录
- 存储从会前直至会后完结整个过程的完整资料
- 提供更严格的档案保密性和权限控制
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- 主要提供团队协作和远程沟通，提供如实时聊天、语音通话、视频会议等
- 更依赖于外部的云存储服务，存在会议保密性问题
- 主要通过与会者在线状态和实时互动来进行判断出席情况
- 更注重及时沟通，通常需要在聊天记录中手动提醒和对事项追踪
- 需要手动创建及人工协调和人工追踪
- 存储会中相关资料
- 档案管理相对简化，主要通过文件链接方位权限来实现
适用范围
